La présente politique décrit la manière dont USERNAME SARL, éditrice du service Doclane,
collecte, utilise et protège vos données personnelles, conformément au Règlement (UE) 2016/679
(RGPD) et à la loi française « Informatique et Libertés ».
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est : USERNAME SARL
Siège social : 9 rue des Colonnes, 75002 Paris
SIREN : 815 056 593
Email : admin@username.digital
2. Données collectées
Dans le cadre de la fourniture du service, nous sommes amenés à traiter :
Données d'identification et de compte : adresse email, et le cas échéant nom et informations de facturation.
Documents comptables : factures, notes de frais et autres pièces déposées par vos soins, ainsi que leurs métadonnées (date, montant, fournisseur, catégorie).
Données de connexion et d'usage : adresse IP, type de navigateur, horodatages, journaux techniques.
Données issues des connexions Google (optionnelles) : si vous choisissez de
connecter votre compte Gmail et/ou Google Drive, nous accédons à ces services
en lecture seule, uniquement pour détecter et récupérer les factures et
documents comptables pertinents. Nous ne modifions, n'envoyons ni ne supprimons jamais le
contenu de votre boîte de réception ou de votre Drive.
3. Finalités du traitement
Vos données sont traitées pour :
Fournir le service Doclane d'automatisation du classement et de la préparation des documents comptables ;
Détecter, extraire et organiser les informations contenues dans vos documents (extraction par intelligence artificielle) ;
Gérer votre compte, votre abonnement et la facturation ;
Assurer la sécurité, le support et l'amélioration du service.
4. Base légale
Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) : pour la fourniture du service, la gestion du compte et de l'abonnement.
Consentement (art. 6.1.a RGPD) : pour les connexions optionnelles à Gmail / Google Drive et, le cas échéant, pour les communications marketing. Ce consentement peut être retiré à tout moment.
Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) : pour la sécurité du service et la prévention des abus.
Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) : pour la conservation des documents comptables et de facturation imposée par la loi.
5. Destinataires et sous-traitants
Vos données ne sont jamais vendues. Elles sont accessibles aux personnels
habilités de USERNAME SARL et peuvent être traitées par les sous-traitants suivants, dans le
strict cadre du service :
Amazon Web Services (AWS) — hébergement de l'application et des données (région UE), et traitement d'extraction par intelligence artificielle via Amazon Bedrock en région Union Européenne.
Stripe — traitement des paiements et gestion des abonnements.
Google API — uniquement si vous activez les connexions optionnelles Gmail / Google Drive.
Chaque sous-traitant est lié par un accord de traitement des données (DPA) garantissant un
niveau de protection conforme au RGPD.
6. Usage limité des données Google API
L'utilisation et le transfert par Doclane des informations reçues des API Google respectent la
Google API Services User Data Policy,
y compris ses exigences relatives à l'usage limité (« Limited Use »). Concrètement :
les données Gmail et Google Drive sont utilisées exclusivement pour fournir la fonctionnalité de détection et de récupération de documents visible par l'utilisateur ;
ces données ne sont jamais vendues à des tiers ;
elles ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires ;
elles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralisés ;
aucune personne humaine ne lit ces données, sauf consentement explicite de l'utilisateur, pour des raisons de sécurité, pour se conformer à la loi, ou lorsque les données sont agrégées et anonymisées.
7. Durée de conservation
Données de compte : pendant la durée de l'abonnement, puis archivées ou supprimées selon les obligations légales.
Documents comptables et métadonnées : pendant la durée de l'abonnement ; supprimés dans un délai de 30 jours suivant la clôture du compte, sous réserve des obligations légales de conservation comptable.
Données de connexion : 12 mois maximum.
Données de facturation : conservées conformément aux obligations légales (jusqu'à 10 ans pour les pièces comptables).
8. Transferts hors Union Européenne
L'hébergement de l'application et le traitement d'extraction par intelligence artificielle
(Amazon Bedrock) sont réalisés en région Union Européenne : les documents et
leurs métadonnées ne font pas l'objet d'un transfert hors UE.
Certains prestataires (par ex. Stripe, ou l'éditeur du site Vercel pour le site vitrine) sont
susceptibles de traiter des données techniques limitées en dehors de l'UE. Le cas échéant, ces
transferts sont encadrés par des garanties appropriées (clauses contractuelles types de la
Commission européenne).
9. Sécurité
Les données sont chiffrées en transit (TLS) et au repos. USERNAME SARL met en œuvre des mesures
techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès,
altération ou divulgation non autorisés.
10. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
Droit d'accès : obtenir une copie de vos données.
Droit de rectification : corriger des données inexactes.
Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données.
Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
Droit d'opposition et droit à la limitation du traitement.
Droit de retirer votre consentement à tout moment (notamment pour les connexions Google).
Pour exercer ces droits, contactez-nous à
admin@username.digital.
Nous répondons dans un délai d'un mois.
11. Délégué à la protection des données (DPO)
Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'a été désigné, sa désignation n'étant pas obligatoire au regard de la nature et du volume des traitements réalisés.
Contact en matière de protection des données :
admin@username.digital.
12. Cookies
Le service utilise des cookies strictement nécessaires à l'authentification et
au maintien de votre session. Le cas échéant, des cookies de mesure d'audience peuvent être
utilisés, sous réserve de votre consentement lorsque la réglementation l'exige. Aucun cookie
publicitaire tiers n'est déposé.
13. Réclamation
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation
auprès de la CNIL
(Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés).